Feedback – stosuj w pracy i w życiu prywatnym


Decyzję o zmianie pracy podejmujemy z różnych powodów. Zmiana miejsca zamieszkania, chęć rozwoju zawodowego, potrzeba wynegocjowania wyższego wynagrodzenia lub innych warunków zatrudnienia, zmiana trybu pracy itp. Bardzo często jednak, powodem okazuje się atmosfera w pracy, na którą składają się w głównej mierze; szeroko pojęte relacje z współpracownikami, przełożonymi i klientami, kultura organizacyjna firmy, jakość i klarowność procedur, zasad postępowania.

Istotnym elementem budowania dobrych relacji, zarówno wewnątrz jak i na zewnątrz firmy jest feedback. Pamiętajmy, że każdy z nas jest współodpowiedzialny za tworzenie dobrej lub złej atmosfery. Często błędnie zakładamy, że przemilczenie pewnych spraw lub „czekanie aż same się załatwią” jest lepsze, niż zwrócenie komuś uwagi, przedstawienie swojego punktu widzenia. Jeżeli zachowanie naszego przełożonego lub kolegi w pracy, budzi w nas negatywne emocje, utrudnia nam wykonywanie swoich obowiązków lub jest źródłem frustracji, to znak że należy coś z tym zrobić. Przysłowiowe „zamiatanie problemu pod dywan” nie jest dobrym rozwiązaniem. W dłuższej perspektywie problem będzie narastał, a nasze samopoczucie w tej kwestii będzie coraz gorsze.

Dzisiaj już większość z nas wie czym jest feedback (informacja zwrotna w komunikacji). Ale czy każdy wie jak go stosować, tak aby faktycznie pomagał budować lepszą jakość relacji?

Istnieje kilka zasad udzielania informacji zwrotnej, aby była ona wartością dodaną i stanowiła prawdziwe narzędzie rozwoju. Pierwszą z nich jest udzielanie feedbacku bezpośrednio do osoby, której on dotyczy. Nie można wprowadzać osób trzecich, które będą pośredniczyć w komunikacie feedbackowym. Wyjątkiem od tej reguły jest pozytywny feedback, który ma na celu udzielenie pochwały. Tego typy wiadomość możemy przekazać na tle grupy lub w obecności innych osób. Kolejną bardzo ważną zasadą jest odnoszenie swoich uwag do konkretnych zachowań. Należy unikać wszelkich sformułowań oceniających, czy wręcz personalnych ( czyli: nie – „jesteś  nieodpowiedzialny i ewidentnie nie zależy Ci na tej pracy”,  tylko np. – „kiedy nie wykonujesz swoich zadań w wyznaczonym terminie lub odsyłasz raporty z wieloma błędami, odnoszę wrażenie że jesteś mało zaangażowany w swoją pracę. Czy jest coś, co wpływa na Twoje zachowanie, o czym nie wiem? Jak możemy rozwiązać ten problem?”)  Zawsze mamy na uwadze fakty, określone działanie czy wypowiedzi danej osoby. Ważne jest także to, aby przedstawić kilka argumentów wyjaśniających nasz punk widzenia. Warto wspomnieć, jakie emocje wywołało w nas konkretne zachowanie czy wypowiedź, tak aby osoba której dotyczy feedback, uświadomiła sobie jak jej działania lub słowa zostały odebrane przez współrozmówcę. Pamiętajmy, że feedback ma być nacechowany pozytywnie. Oznacza to, że jeżeli informacja zwrotna dotyczy negatywnych zdarzeń, to finalnym efektem rozmowy powinna być motywacja do zmiany. (kontynuując poprzedni przykład; Bardzo dobrze radzisz sobie w rozmowach z klientami, więc wiem że potrafisz być profesjonalny, dlatego wierzę w to, że uda nam się również dopracować kwestię terminowości i jakości odsyłanych raportów”). Mając na uwadze końcowy pozytywny wydźwięk feedbacku warto wpleść kilka pozytywnych informacji i  zaznaczyć, że rozmowa ma na celu poprawę niepożądanych zachowań, co będzie wartościowe dla wszystkich uczestników komunikacji i pozwoli wypracować lepsze praktyki.  

Zachęcam do stosowania feedbacku w codziennej komunikacji. Wyjaśnianie problematycznych kwestii z użyciem informacji zwrotnej poprawi jakość współpracy, pozwoli wypracować nowe,  bardziej optymalne metody i schematy działań. Dodatkowo, dojrzały biznesowo przełożony powinien docenić takie zachowanie i interpretować je jako proaktywne oraz rozwojowe. Ostatnim i może nawet najważniejszym profitem jest duży wzrost pewności siebie. Przetestuj i przekonaj się „na własnej skórze” :)